飲食店の予約キャンセル対策

1. 予約時に確認する項目を固定する

電話、予約サイト、SNSで確認内容が違うと、聞き漏らしが起きます。日時、人数、名前、連絡先、席の希望、コース、アレルギー、子どもの有無など、自店に必要な項目を一枚にまとめます。

復唱するときは、曜日も含めて伝えます。『7月18日土曜日、18時、4名様』のように確認すると、日付の取り違えを減らせます。

2. キャンセル条件は予約確定前に伝える

キャンセル料が発生する予約では、予約が確定した後ではなく、確定前に条件を読める状態にします。対象となる期限、金額または割合、人数変更、連絡方法を分かりやすく記載します。

予約サイト、店のホームページ、電話での案内が違わないようにします。個別の判断が必要な場合に、誰が決めるかも店内で決めておきます。

3. 団体予約は段階を分けて確認する

団体は人数変更の影響が大きいため、予約受付、人数確定、最終確認を分けます。いつまで人数変更できるか、幹事へ先に伝えます。

高額な仕入れや貸切が必要な場合は、予約金や事前決済も選択肢です。ただし、利用する決済サービスの規約と返金方法を確認し、店側の都合で中止する場合の扱いも決めます。

4. 来店前の確認で防げること

前日または数日前に、日時、人数、店の場所、変更時の連絡先を送ります。長い宣伝文を混ぜず、予約内容がすぐ分かる文章にします。

8名のコース予約を段階確認する例

上記は考え方を説明するための想定例です。取材した店舗の実績ではありません。